Teilprozess Versandvorbereitung und Abholung (in Arbeit)

Die Aufzählungen im nachfolgenden Text sind nicht abschließend.

Beschreibung des Teilprozesses

Unter der Versandvorbereitung und Abholung versteht man die Aufbereitung der Sendungen und dazugehörigen Daten für den Beförderungsprozess und Abholung der zu befördernden Sendungen.

Dazu gehören folgende Tätigkeiten:

• Verpackung der Versandgüter
• Qualitätsprüfung und/ oder Vorsortierung von Adressen anhand vereinbarter Kriterien wie Zustellgebiet
• Anreicherung von Adressdaten mit Informationen für den Beförderungsprozess
• Aufbringen von Adressangaben der Absendern und Empfängern incl. Zusatzinformationen für den Beförderungsprozess. z.B. Adresslabel auf Pakete

In diesem Teilprozess werden Softwareanwendungen folgender Anbieter genutzt:

Der Druck von Brief- oder Katalogsendungen ist nicht Teil der Versandvorbereitung und muß hinsichtlich der datenschutzkonformen Abwicklung gesondert betrachtet werden. Das gilt auch für die Einlieferung von Hybridsendungen oder elektronischen Postsendungen.

In diesem Teilprozess können personenbezogene Daten durch Diensteanbieter (§2 PDSV) gemäß §3 PDSV verarbeitet werden. Die folgenden Ausführungen gelten identisch für Prozesse, bei denen Sendungen über 20 kg abgewickelt werden.

Zwecke der Verarbeitung sind:

• Vorbereitung der Sendungen zum Versand. Vorbereitung bedeutet die Aufbereitung und Anreicherung der Adress und Sendungsdaten sowie Sendungen für die Abholung und effiziente Beförderung durch Diensteanbieter.
  
  
• Kennzeichnung der Sendungen mit den für den Beförderungsprozess notwendigen Informationen. 
  
  
• Bereitstellung von Daten zur Avisierung der Sendungen bei den beteiligten Diensteanbietern sowie zur Abrechnung und Qualitätssicherung 

Kategorien betroffener Personen sind nach §2 PDSV:

1. Daten derjenigen, die mit einem Diensteanbieter einen Vertrag über Postdienste schließen oder geschlossen haben (Kunden, Auftraggeber, Absender),
   
   
2. Daten von Personen, die Postdienste eines Diensteanbieters nutzen, einschließlich der Empfänger und Ersatzempfänger von Postsendungen.
   
   
3. Mitarbeiter bei den Auftraggebern und am Prozess beteiligten Unternehmen wie Abholer, Zusteller, Sortierpersonal.
   
   
4. Personen, die von Vorausverfügungen der Empfänger oder Absender betroffen sind

Arten der Datenverarbeitungen Art. 4 DSGVO Abs. 2

Erfassung, Organisation oder Ordnung, Speicherung, Auslesen, Abfragen, Verwendung, Bereitstellung, Abgleich, Verknüpfung, Löschen siehe Thema: Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne der DSGV im KEP Markt?

Kategorien verarbeiteter Daten

Zur Verarbeitung können grundsätzlich folgende Datenkategorien kommen:

• Name, Vorname, Titel
• Geschlecht (Herr/ Frau)
• Unternehmen/ Einrichtung
• Strasse
• Hausnummer
• Zustellhinweise
• PLZ
• Ort & Ortsteil
• Land
• Telefon/ Faxnummer
• E-Mail

Offenlegung

Daten werden im Beförderungsprozess gemäß der Organisation des Beförderungsprozesses intern und/ oder extern offengelegt.  

• Abholfahrer
• Disponent
• Zusteller
• Sortierpersonal
• Qualitätsmanagement
• Abrechnung
• IT Dienstleister

Löschfristen

maximal 6 Monate oder nach Wegfall der Zweckbindung  

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Artikel 32 Abs.1 DSGVO

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